由于干部人事档案的特殊性，其查借阅过程，需经过层层审批和相关领导签字才可进行。比如干部人事档案的借阅工作，需要人事处负责该项工作同志填写《查借阅人事档案审批表》，经人事处长签字后，再由负责管理人事档案的工作人员审核后，经档案馆长签字后才可借出，如借阅的是中层干部档案，还需组织部长签字方可借出。

这是出于对干部人事档案安全性考虑履行的必要手续，目的是为杜绝不必要的借出对档案实体的损害以及可能造成的人事档案信息泄漏。但是在工作过程中，我们发现，有一些档案实体的借出是必须的，比如人事处去省里办理新聘人员的调入手续，即将离退休人员的离退休手续以及专家延长退休时间审批，等等。这些工作根据省里要求，必须携带相关人员干部人事档案原件，因此，为提高工作效率和服务质量，同时响应学校精细化管理、精简工作流程的号召，档案馆对因这部分原因借阅人事档案的工作精简了审批流程，人事处负责该项工作同志只需填写《查借阅人事档案审批表》，写明借阅档案事由，并经人事处长签字后，即可到人事档案室借阅相关档案，而无需再经过档案馆长签字。